Verborgene Kosten in der Pflegepersonalbeschaffung: Warum externe Spezialisierung eine Investition und kein Aufwand ist

Einleitung 

Der anhaltende Fachkräftemangel in der Pflege zwingt österreichische Kliniken und Pflegeeinrichtungen, erhebliche Ressourcen in die Personalgewinnung und -bindung zu investieren.
Oft wird die Zusammenarbeit mit einer Personalberatung als zusätzlicher Kostenfaktor wahrgenommen – doch eine genaue Analyse zeigt: Die internen Aufwände für Suche, Auswahl, Integration und Ersatz von Pflegekräften übersteigen häufig die Investition in eine strukturierte, spezialisierte Beratung.

1. Kosten in der Rekrutierungsphase 

Die Gewinnung einer Pflegekraft umfasst weit mehr als das Schalten einer Anzeige. Jede Phase verursacht direkte Kosten, Zeitaufwand und Effizienzverluste.

1.1. Stellenausschreibungen und Verbreitung 

• Fachportale und Jobplattformen im Gesundheitswesen: 300 €–800 € pro Anzeige (Laufzeit ca. 30 Tage)

• Werbung über soziale Netzwerke (LinkedIn, Xing) oder lokale Agenturen: bis zu 1.000 € zusätzlich

• Bei mehreren offenen Stellen kann dies über 5.000 € pro Quartal allein für Inserate bedeuten.

1.2. Vorauswahl und Sichtung von Bewerbungen 

• HR-Verantwortliche investieren durchschnittlich 4–6 Stunden pro Position für die Prüfung von Lebensläufen und Qualifikationen.

• Wird dieser Prozess von Pflegedienstleitungen übernommen, geht wertvolle Zeit für Leitung und Betreuung verloren.

• Bei einem internen Stundensatz von 40 € entstehen schnell 480 €–720 € pro Vakanz.

1.3. Interviews und administrative Koordination 

• Interviews binden meist zwei Personen (HR und Pflegedienstleitung) für 30–45 Minuten.

• Bei internationalen Bewerbungen kommen Übersetzungen und Anerkennungsprüfungen hinzu.

• Durchschnittlicher Aufwand: 800 €–1.200 € pro Besetzungsprozess, exklusive Reisespesen oder Dolmetscherkosten.

👉 Insgesamt verursacht die interne Rekrutierung bereits 2.000 €–3.000 € pro Pflegekraft, ohne Erfolgsgarantie.

2. Die unsichtbaren Kosten der Fluktuation

Laut einer Studie des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI) kostet der Ersatz einer Pflegekraft im ersten Beschäftigungsjahr zwischen 15.000 € und 25.000 €, wenn man alle Faktoren berücksichtigt:

• Einarbeitung und Mentoring (ca. 3 Wochen): 2.000 €–3.500 €

• Produktivitätseinbußen in der Anfangsphase (ca. 70 % Leistung): 2.500 €–4.000 €

• Krankheits- oder Fehlzeiten durch Überforderung: bis zu 2.000 €

• Mehrarbeit, Überstunden und Leasingpersonal: 4.000 €–6.000 €

• Wiederholte HR- und Leitungsarbeit: 1.500 €–2.500 €

• Reputationsverlust als Arbeitgeber: schwer messbar, aber real.

💡 Zwischenergebnis:
Eine einzige Fehlbesetzung oder Frühfluktuation kostet oft das Zwei- bis Dreifache einer professionellen Vermittlung durch eine spezialisierte Beratung.

3. Opportunitätskosten und interne Belastung 

Während HR-Teams und Pflegedirektionen mit Bewerbungsprozessen beschäftigt sind, bleiben zentrale Aufgaben liegen:

• Personalbindung und Gesundheitsmanagement zur Reduktion von Fluktuation.

• Fortbildung und Kompetenzentwicklung des bestehenden Teams.

• Dienstplanung und operative Stabilität, deren Improvisation zusätzliche Kosten erzeugt.

Ein Krankenhaus, das monatlich 20–30 Stunden für interne Rekrutierung aufwendet, verursacht jährlich über 12.000 € indirekte Personalkosten.
Zudem verzögert sich die tatsächliche Besetzung um 6–10 Wochen, was zu Überlastung und Qualitätseinbußen führt.

4. Kosten einer Fehlbesetzung 

Die Auswirkungen einer ungeeigneten Einstellung gehen weit über den Ersatzaufwand hinaus:

• Demotivation im Team durch ungleiche Belastung.

• Unzufriedenheit der Patienten bei Kommunikationsproblemen.

• Steigende Fehlerquote bei der Pflegeausführung.

• Laut Healthcare Workforce Institute belaufen sich die Folgekosten einer Fehlbesetzung auf 30–50 % des Jahresgehalts

5. Wie HRmed diese Risiken minimiert 

Eine spezialisierte Beratung wie HRmed wandelt unvorhersehbare Einzelkosten in planbare, transparente Prozesse um:

1. Gezielte internationale Auswahl: Kandidatinnen mit abgeschlossener oder laufender Anerkennung in Österreich.

2. Sprach- und Fachvorbereitung sowie kulturelle Integration vor Arbeitsbeginn.

3. Regelmäßige Kandidatenvorschläge, abgestimmt auf den Bedarf des Hauses.

4. Minimiertes Fluktuationsrisiko durch strukturierte Begleitung und Nachbetreuung.

„Derzeit begleiten wir mehrere Pflegefachkräfte mit bereits anerkannter Qualifikation in Österreich, sowie weitere Kandidatinnen, die sich in der Endphase des Anerkennungsverfahrens befinden. Viele bringen Erfahrung aus OP, IMC-Bereichen und internistischen Stationen mit und sind in den kommenden Monaten bereit, ihre Tätigkeit aufzunehmen. Wir würden uns sehr freuen, wenn wir Ihnen diese konkreten Kandidatinnen persönlich vorstellen dürfen, um mögliche Einsatzbereiche in Ihrem Haus zu besprechen.“

6. Kostenvergleich auf einen Blick 

Fazit 

Die eigentliche Einsparung liegt nicht im Verzicht auf externe Unterstützung, sondern in der Vermeidung von Wiederholungs- und Ausfallkosten.
Eine spezialisierte Personalberatung wie HRmed verwandelt unvorhersehbare Aufwände in verlässliche Prozesse – mit klar messbarem Nutzen:
weniger Fluktuation, höhere Stabilität, bessere Pflegequalität und geringere Gesamtkosten.